Service-Autopilot Wärme für Varmova · Angebot

01 Ausgangslage & Ziel

Mehr installierte Wärmesysteme — mehr Support.

Mit dem Wachstum von Varmova steigen die Anfragen Ihrer Endkund:innen. Dieses Angebot automatisiert die Erstaufnahme und das Routing — Ihr Team behält die Kontrolle.

Ausgangslage heute

Steigendes Anfragevolumen am Telefon und über WhatsApp — auch außerhalb der Geschäftszeiten.
Geräte-Identifikation über Seriennummern und manuelle Zuordnung zu Kunde & Installateur kosten Zeit.
Erstqualifizierung (Sicherheit, Dringlichkeit, Fehlercode) bindet Fachpersonal.
Fälle landen nicht immer strukturiert und vollständig beim richtigen Installationsbetrieb.

Ziel nach Einführung

KI-Assistenz „Lena“ nimmt Voice- und WhatsApp-Anfragen rund um die Uhr entgegen.
Automatischer Geräte-Lookup per Seriennummer inkl. Kunde, Einbauort und Installateur.
Strukturierte, sicherheits- und dringlichkeitsbasierte Triage mit klarer Einstufung.
Supportfall wird automatisch angelegt und an den zuständigen Betrieb geroutet.
Eigenes Twenty-CRM bündelt Geräte, Kunden, Installateure und Supportfälle — volle Übersicht, jederzeit im Zugriff.

02 Leistungsumfang

Was wir für Varmova umsetzen.

Jede Position wird individuell für Varmova umgesetzt — von der Aufnahme Ihrer Prozesse über Einrichtung und Integration bis zur Schulung. Keine Lösung von der Stange, sondern auf Ihre Geräte, Abläufe und Installationspartner zugeschnitten. Alle Beträge netto in Euro; Rechnung ohne Ausweis deutscher USt (siehe Konditionen).

Analyse & Lösungskonzept

Aufnahme der Varmova-Supportprozesse (Telefon / WhatsApp), Anforderungs- und Eskalationsanalyse, kundenindividuelles Lösungskonzept.

500 €

Einrichtung der KI-Support-Agenten (Voice & WhatsApp)

Konfiguration des Agenten „Lena“: Persona, Begrüßung, Gesprächs- & Triage-Leitfäden, Prompt-Engineering, Fehlercode-, Garantie- und Bedienlogik — auf die Varmova-Wissensbasis trainiert.

1.100 €

Einrichtung & kundenindividuelle Konfiguration Twenty-CRM

Eigene, self-hosted Varmova-Instanz: Datenmodell (Geräte/Seriennummern, Kunden, Installateure, Supportfälle), Pipelines & Kanban-Ansichten, Rollen und Cockpit.

900 €

Integration KI-Support ↔ Twenty-CRM & Telefonie/WhatsApp

Seriennummern-Lookup, automatische Supportfall-Erstellung & Routing an den zuständigen Installationsbetrieb, Anbindung von Telefonie- und WhatsApp-Kanal, Webhooks.

900 €

Datenmodellierung, Datenimport & Wissensbasis

Varmova-spezifische Geräte-, Kunden- und Installateurstruktur, Datenimport/Migration, Aufbau der FAQ-Wissensbasis (Bedienung, Garantie, Wartung).

300 €

Test, Inbetriebnahme & Go-Live

Testanrufe, Qualitätssicherung und produktive Schaltung der Varmova-Rufnummer und des WhatsApp-Kanals.

200 €

Schulung & Einweisung

Einweisung der Varmova-Mitarbeiter:innen in Cockpit-Bedienung, Fall-Übernahme und Steuerung der Agenten.

100 €

Summe netto · einmalig

4.000 €

Dazu kommen — ohne Aufpreis — die Boni aus Abschnitt 03. Der laufende Betrieb (CRM-Hosting, KI-/Telefonie-Nutzung, Wartung, Updates, Support) ist nicht Teil dieser einmaligen Einführung und wird über den monatlichen Betrieb (Abschnitt 07) separat ausgewiesen.

03 Im Paket enthalten

Alles drin — ohne Aufpreis.

Was in der kundenindividuellen Einführung enthalten ist. Die mit „Bonus“ markierten Leistungen sind ohne Aufpreis dabei.

✓

KI-Servicekraft „Lena“ (Voice + WhatsApp), 24/7

Auf Varmovas Geräte, Fehlercodes, Garantie- und Wartungslogik eingerichtet und trainiert.

✓

Geräte-Erkennung per Seriennummer + automatische Fallanlage

✓

Intelligentes Routing an den zuständigen Installationsbetrieb

✓

Varmova-Cockpit

Fälle übernehmen, Agenten steuern, alles an einem Ort.

★

Inklusive — Ihr eigenes self-hosted Twenty-CRM

Die „Service-Akte“: jedes Gerät, jede Seriennummer, jeder Kunde, jeder Installateur, jeder Fall an einem Ort. Bereits fertig aufgebaut & übergabefertig — keine SaaS-Miete, Ihre Daten.

★

Inklusive — Wissensbasis & FAQ-Bibliothek

Vorgefertigt für Wärmelösungen/Altbau — das „Gehirn“ Ihrer Agenten.

★

Inklusive — Eskalations-Playbook + getestete Gesprächsskripte

Sauberer Hand-off Mensch/Partner; erprobte Antworten & Tonalität (Voice + Chat).

★

Inklusive — Auswertung, monatlicher Report & Lead-Erfassung

Was Kunden fragen, wo es hakt — und aus jedem Erstkontakt wird ein Vertriebs-Lead im CRM.

Alles im Setup-Preis enthalten: Sämtliche Leistungen und Boni sind Teil der einmaligen Einführung für 4.000 € netto — davon 50 % über den Digitalbonus Bayern gefördert (Eigenanteil ca. 2.000 € netto). Keine versteckten Kosten, keine Zusatzlizenzen.

04 Förderung · Digitalbonus Bayern

Bis zu 50 % Zuschuss auf die Einführung.

Die einmalige Einführung ist als individuelle Digitalisierungs-Dienstleistung förderfähig. Antragsteller ist Varmova, Umsetzer InnofyAI.

Förderfähige Kosten4.000 €

Zuschuss (50 %)2.000 €

Eigenanteil Varmova≈ 2.000 €

50%

Ihr Eigenanteil beträgt nach Zuschuss nur rund 2.000 € netto — bewusst auf dem niedrigsten förderfähigen Niveau gehalten.

Erreicht exakt die förderfähige Mindestgrenze von 4.000 € — der niedrigste förderfähige Einstieg, klar im Digitalbonus Standard (Deckel 7.500 € Zuschuss).
Beratungs-/Schulungsanteil (~15 %) liegt deutlich unter der 50 %-Grenze.
Antrag vor Beauftragung; Projektbeginn ab Eingangsbestätigung.

Hinweis: Keine Förderberatung. Der Digitalbonus vergibt monatliche Kontingente (Freigabe jeweils am 1. Werktag um 10:00 Uhr, danach schnell ausgeschöpft) — das nächste Antragsfenster ist Mittwoch, 1. Juli 2026. Förderfähigkeit, Variante und Höhe vorab mit der Regierung von Oberbayern klären (Eignung u. a.: Betriebsstätte Bayern, < 50 Mitarbeiter, ≤ 10 Mio. € Umsatz/Bilanz).

05 Ihre Garantien

Zwei Garantien für einen sicheren Start.

Ihr einziger Einsatz ist der einmalige, zur Hälfte geförderte Setup-Beitrag von ~2.000 €. Den laufenden Betrieb sichern wir doppelt ab:

Standardanfragen-Garantie sonst arbeiten wir kostenlos nach

Wir definieren gemeinsam Ihren Katalog der häufigsten Standardfälle (Bedienung, Fehlercodes, Wartung, Garantie, Geräte-Erkennung). Löst Lena diese in den ersten 60 Tagen nicht zuverlässig selbst, optimieren wir kostenlos nach, bis sie es tut — ohne zusätzliche Kosten.

Verfügbarkeits-Garantie fällt Lena aus, ist der Monat auf uns

Ist Lena durch ein von uns zu vertretendes Problem länger als 24 Stunden am Stück nicht erreichbar, ist Ihr Betrieb für diesen Monat kostenlos. Und im Notfall landet jeder Anruf in Ihrem Cockpit — kein Kunde geht verloren.

Und: monatlich kündbar — kein langfristiger Lock-in. Ihr Twenty-CRM ist bereits fertig aufgebaut — wir zeigen es Ihnen im Erstgespräch live. Sie kaufen keine Idee, Sie übernehmen ein fertiges System.

06 Zahlungsplan

Cashflow-schonend in zwei Zahlungen.

Schlank gehalten: zwei Zahlungen — eine zum Projektstart, eine nach Abschluss (Beträge netto).

Zahlung 1 · 50 %

2.000 €

Bei Beauftragung, vor Projektbeginn — nach Eingangsbestätigung des Förderantrags.

Zahlung 2 · 50 %

2.000 €

Nach Abschluss / Go-Live — zeitnah zur Zuschuss-Auszahlung.

07 Laufender Betrieb

Separat & nicht gefördert.

ab 199 € / Monat netto · all-inclusive

Weniger, als Sie eine einzige verpasste Wärmelösungs-Anfrage kostet. All-inclusive: Ihr eigenes Twenty-CRM (Hosting & Updates), Betrieb des Voice- und WhatsApp-Agenten, Wartung, Monitoring, Cockpit-Zugang und laufender Support. Monatlich kündbar. Separat abgerechnet, Beginn mit dem produktiven Go-Live — nicht Bestandteil des geförderten Vorhabens.

08 So schnell & so einfach

Sie investieren ~2 Stunden. Den Rest machen wir.

Sie haben keine IT-Abteilung — brauchen Sie auch nicht. Done-for-you heißt bei uns: done.

Was Sie tun (≈ 2 Stunden)

Digitalbonus-Antrag über Ihr ELSTER-Konto stellen (übernehmen Sie selbst).
45-Minuten-Kickoff: Ihre häufigsten Endkundenfragen + welcher Installateur wofür zuständig ist.
Lena im Probebetrieb freigeben.

Was wir übernehmen

Komplettes CRM-Setup & Hosting (bereits fertig).
Voice- + WhatsApp-Agent inkl. Seriennummer-Erkennung & Wissensbasis.
Automatisches Routing an die richtigen Installationsbetriebe.
Cockpit einrichten & Ihr Team einweisen.
Laufender Betrieb, Wartung, Updates, Support — dauerhaft.
Optimierung der Agenten an Ihren echten Fällen.

↦ Erster Effekt in unter 10 Tagen

Kein monatelanges IT-Projekt.

Tag 1 — Ihr CRM steht nach Förderzusage

Wir übergeben Ihr fertiges Twenty-CRM — zentrales System für Geräte, Kunden und Installateure, noch bevor der erste Agent live ist.

Tag 3–5 — Lena spricht, erstmal nur mit Ihnen

Voice- und WhatsApp-Agent eingerichtet; Sie testen Lena im geschützten Probebetrieb.

Tag 7–10 — erster Live-Wert

Lena geht für echte Endkunden ans Telefon und WhatsApp. Ab jetzt geht kein Anruf mehr verloren.

Woche 2–3 — Feinschliff am echten Betrieb

Wir hören mit und optimieren Antworten, Routing und Tonalität — bis Lena arbeitet wie Ihr bestes Teammitglied.

09 Ablauf

Der Antrag steht vor jeder Beauftragung.

Die zwingende Reihenfolge stellt die Förderfähigkeit sicher.

Eignung prüfen & Angebot finalisieren Varmova + InnofyAI

Förderfähigkeit gegenchecken (Bayern, Größe), Angebotsdetails bestätigen.

Digitalbonus-Antrag stellen Varmova

Über das eigene ELSTER-Unternehmenskonto an die Regierung von Oberbayern — mit diesem Angebot als Anlage, vor Beauftragung. Anträge nur im monatlichen Kontingent (nächstes Fenster: 1. Juli 2026, 10:00 Uhr) — daher schussfertig vorbereiten.

Eingangsbestätigung abwarten Varmova

Erst danach das Angebot beauftragen (vorher gilt das Vorhaben als „begonnen“). Hinweis: Bis zum Bewilligungsbescheid besteht kein Rechtsanspruch auf die Förderung — ein Start ab Eingangsbestätigung erfolgt insoweit auf eigenes Risiko. Auf Wunsch starten wir daher erst nach Erhalt des Bescheids (Bewilligung erfolgt monatlich; bei 2–3 Wochen Umsetzungszeit gut planbar).

Umsetzung & Integration InnofyAI

Konzept, Agenten-Einrichtung, CRM-Integration, Wissensbasis, Testbetrieb.

Go-Live & Schulung InnofyAI + Varmova

Produktive Schaltung der Rufnummer und des WhatsApp-Kanals, Team-Einweisung.

Verwendungsnachweis & Auszahlung Varmova

Nachweis einreichen; Zuschuss wird nach Prüfung ausgezahlt.

10 Konditionen & Hinweise

Das Kleingedruckte — klar gehalten.

GültigkeitDieses Angebot ist bis zum 31. August 2026 gültig.

Preise & SteuernAlle Beträge netto in Euro. Rechnungsstellung durch Innofy Ventures LLC (USA) ohne Ausweis deutscher USt; ggf. Reverse-Charge (Steuerschuld beim Leistungsempfänger).

UmsetzungszeitraumLeistungserbringung binnen 2–3 Wochen ab Beauftragung.

FörderungKeine Förderberatung; kein Rechtsanspruch auf Bewilligung. Reihenfolge gem. Abschnitt 09 ist einzuhalten. Auf Wunsch Projektstart erst nach Bewilligungsbescheid.

GarantienStandardanfragen-Garantie (kostenlose Nacharbeit in den ersten 60 Tagen) und Verfügbarkeits-Garantie (Monat gratis bei >24 h von uns zu vertretendem Ausfall). Details in Abschnitt 05.

MitwirkungVarmova stellt notwendige Zugänge, Ansprechpartner und Inhalte (Geräte-, Kunden-, Installateurdaten) zeitnah bereit.

Vertraulichkeit & DatenschutzBeide Seiten behandeln überlassene Informationen vertraulich. Datenverarbeitung nach DSGVO; AV-Vertrag wird gesondert geschlossen.

Laufender BetriebSeparat vereinbart — ab 199 €/Monat netto all-inclusive (Twenty-CRM, Voice- & WhatsApp-Agent, Wartung, Support); monatlich kündbar. Nicht Bestandteil der geförderten Einführung.

EntwurfVorläufiges Angebot; finale Fassung nach Bestätigung von Beträgen, Leistungsumfang und Förderdetails.

Anbieter

Innofy Ventures LLC

Marke „InnofyAI“ · Jerome Neusius (Geschäftsführer)
25 SE 2nd Ave, Ste 550 769 · Miami, FL 33131, USA
hey@innofy.ai

Kunde

Varmova UG (haftungsbeschränkt)

z. Hd. Herrn Markus Januschkowetz (Geschäftsführer)
Am Weiher 1 · 85435 Erding · Deutschland
Amtsgericht München · HRB 309125 · USt-IdNr. DE460335598

Sichern Sie sich Lena — und das Juli-Förderfenster.

Das Digitalbonus-Kontingent öffnet am Mittwoch, 1. Juli 2026, 10:00 Uhr und ist erfahrungsgemäß schnell vergeben. Damit Varmova in der ersten Welle dabei ist, sollte Ihr Förderantrag rechtzeitig vor dem 1. Juli über Ihr ELSTER-Konto eingereicht sein. Verbindliche Beauftragung erst nach der Eingangsbestätigung Ihres Förderantrags.

Angebot annehmen & online unterzeichnen → Förderfenster sichern — Kontakt

🔒 Sichere elektronische Unterzeichnung mit Audit-Trail · Angebot ANG-2026-VARMOVA-003 · gültig bis 31. August 2026